Grundsätzlich werden alle Leistungen und Onlinedienste als so genannte EfA-Leistungen konzipiert, das heißt, dass ein Bundesland die Leistungen umsetzt und andere diese nachnutzen können. Es existiert kein „typischer" Weg der Nachnutzung, da der Prozess von einigen Faktoren abhängt. Jedoch muss eine Nachnutzung in Abstimmung der Kommune und dem Bundesland erfolgen. Die danach folgenden Schritte richten sich nach den individuellen Begebenheiten der Kommune, des Bundeslandes und dem technischen Dienstleister Dataport.
Für die Anmeldung der Nachnutzung ist keine konkrete Frist vorgegeben. Für die Planung zur Bereitstellung der finanziellen Mittel in den jeweiligen Bundesländern ist eine frühzeitige Anmeldung in Form der Unterzeichnung des Letter of Intents (LoI) gewünscht. Der Letter of Intent wird von den jeweils zuständigen OZG Koordinator:innen der Leistungen der Bundesländer unterschrieben.
Der Onlinedienst wird über den Fitstore erhältlich sein.
Die Umsetzung und Anbindung der Onlinedienste wird von Dataport geleistet.
Der Onlinedienst wird in bürgernaher Sprache und Leichter Sprache bereitgestellt sowie über individuelle Spracheinstellungen verfügen.
Der Onlinedienst wird in deutscher Sprache angeboten. Auf der Informationswebseite zum Onlinedienst werden die wichtigsten Informationen zu den Leistungen in Leichter Sprache und Englisch bereitgestellt.
Die Schnittstellenanbindung ist stark von den individuellen Begebenheiten in der Kommune abhängig. Etwaige Fachverfahren und bereits genutzte Postfächer können angebunden werden. Als Postfach wird derzeit die dDataBox von Dataport genutzt.
Grundsätzlich werden Schnittstellen zur Authentifizierung der Nutzenden mit dem Nutzerkonto Bund, zur sichereren Übermittlung der Daten, zur Anmeldung der Mitarbeitenden der Kommune sowie zur Kommunikation zwischen Behörde und Bürger:in geschaffen.
Der Datenfluss hängt von individuellen fachlichen und technischen Begebenheiten vor Ort in der Kommune ab.
Die Terminanfrage gibt den Bürger:innen die Möglichkeit, einen Wunschtermin zu äußern. Die Hoheit über den Terminkalender wird weiterhin bei den Jugendämtern liegen. Der Onlinedienst für die Vaterschaft- und Mutterschaftsanerkennung sowie Sorgeerklärung ist als System zur Kontaktaufnahme und Datenübermittlung zu verstehen. Die Terminierung erfolgt nach Anfrage über das zuständige Jugendamt.
Für die Beurkundung der Vaterschaft, Mutterschaft und Sorgeerklärung können Bürger:innen zu jedem beliebigen Jugendamt oder alternativ zu einem Notariat gehen. Es ist nicht vorgegeben, dass das zuständige Jugendamt dazu besucht werden muss. Die Beurkundung muss allerdings vor Ort durchgeführt werden und kann nicht online erfolgen. Eine Anbindung an den Zuständigkeitsfinder soll die Bürger:innen direkt via Abfrage der Postleitzahl an das zuständige Jugendamt verweisen.
Das vorläufige Vertrauensniveau ist „normal“.
Die Pilotphase wird derzeit mit der BundID geplant, eine Anbindung an andere Landes- oder Nutzerkonten ist Stand heute ebenfalls für dieses Jahr vorgesehen.
Die Durchführung von Beurkundungen wird weiterhin über Standesämter sowie Notariate möglich sein. Jugendämter bieten mit dem Onlinedienst nur den Service, Anfragen auch online stellen zu können. Ein vermehrtes Aufkommen von Anfragen kann als ein positives Zeichen interpretiert werden, denn es impliziert, dass die Onlinebereitstellung der Leistungen von den Bürger:innen gut angenommen wird. Befragungen in Jugend- und Standesämtern lassen eine zeitliche Einsparung von bis zu 50 Prozent bei der Vorbereitung der Beurkundung vermuten, sodass den Bürger:innen ein noch besserer Service angeboten werden kann.
Das hängt stark von den technischen Begebenheiten vor Ort ab. Grundsätzlich gilt: Es gibt derzeit verschiedene technische Überlegungen, wobei ein manueller Aufwand in der Pilotphase nicht verhindert werden kann. Dies wird spätestens bei einer erfolgreichen Anbindung an ein Fachverfahren verringert oder ganz vermieden werden.
OSCI/XTA Schnittstellen sind implementiert und können genutzt werden. Zur Anbindung ist jedoch ein ertüchtigtes Fachverfahren notwendig.
Es ist geplant, den Standesämtern ebenfalls die Möglichkeit zu bieten, den Onlinedienst einzuführen. Die Absicht zu AutiSta eine Schnittstelle zu ermöglichen, ist vorgesehen.